Viaggio nell’inefficienza aziendale

Viaggio nell’inefficienza aziendale

Scaffali, carta e polvere. Il viaggio nell’inefficienza aziendale parte da qui.

Da archivi affollati di documenti cartacei densi di informazioni potenzialmente utili al business, ma completamente scollegati dai flussi operativi più vitali. Processi critici che dovrebbero essere, invece, alimentati da tutti i dati disponibili, per supportare al meglio le capacità decisionali di ogni impresa. L’obiettivo non è irraggiungibile, ma obbliga alla messa a punto di un bacino informativo interamente digitalizzato, in cui anche i documenti cartacei possono entrare a far parte grazie a una loro semplice dematerializzazione.

D’altra parte, la gestione documentale tradizionale rappresenta un processo irragionevole anche da molti altri punti di vista. Con tutti i suoi passaggi (produzione, stampa, vidimazione, protocollazione, archiviazione e recupero) il rischio di commettere errori è davvero altissimo, senza considerare il tempo e le risorse che ognuna di queste attività richiede.

Al contrario, una gestione digitale dei documenti è in grado di offrire alle aziende enormi benefici, come la completa tracciabilità delle informazioni, la loro integrazione in workflow interni e filiere esterne, una maggiore velocità nel perfezionamento delle varie fasi di attività e, non ultima, la riduzione degli oneri di processo, inclusi i costi destinati agli spazi fisici d’archiviazione: benefici così importanti che oggi, tra i progetti di digitalizzazione delle imprese italiane, l’ambito della conservazione digitale rappresenta ormai una delle maggiori priorità di investimento (65% dei casi), seguita dalla Gestione Elettronica Documentale e dai Workflow approvativi digitali (48% dei casi).

Ad affermarlo è l’ultimo Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e sulla Dematerializzazione elaborato dalla School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net), che ha voluto calcolare in dettaglio i risparmi concreti portati alle imprese dalla progressiva digitalizzazione dei flussi documentali. Nel caso del ciclo dell’ordine, per esempio, è stato stimato che chi ha già provveduto a digitalizzare l’intero processo ha potuto beneficiare di un taglio dei costi compreso tra i 25 e i 65 euro a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi.

Un risparmio che non deriva solamente da un’ottimizzazione dello spazio e dei materiali, ma anche dalla maggiore efficienza e accuratezza di ogni singolo passaggio operativo.

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