Tecnologia e collaborazione tra colleghi: come siamo messi?

Tecnologia e collaborazione tra colleghi: come siamo messi?

A 2 impiegati europei su 5 è accaduto di non aver ricevuto documenti importanti. A dirlo la ricerca commissionata da Sharp e condotta da Censuswide nel mese di aprile 2016.

Dal sondaggio che ha coinvolto 6.000 impiegati, è infatti risultato che ben più di un terzo dei colleghi (41%) dimentica di condividere informazioni o documenti importanti. Un dato che la dice lunga sul termine “Collaborazione”, che è stata per anni la parola d’ordine delle aziende: secondo la ricerca Sharp, ancora oggi nei luoghi di lavoro in Europa la collaborazione rimane un’ambizione piuttosto che una realtà.

La condivisione delle informazioni è fondamentale per il processo di collaborazione, inteso come due o più persone che si uniscono per creare qualcosa che non avrebbero potuto creare da sole (Michael Schrage, ricercatore e membro del Center for Digital Business). Se la tua impresa non è organizzata per promuovere il lavoro di squadra, sarà probabilmente carente di idee e innovazione.

Quante delle informazioni che i colleghi hanno dimenticato di condividere, avrebbero potuto portare a nuovi business o a un risparmio di costi? Tra le abitudini contrarie alla collaborazione in ufficio, è stato rilevato che il 41% degli impiegati sostiene che durante le riunioni o le conference call i colleghi parlano contemporaneamente e oltre un terzo (36%) ha constatato che i colleghi scrivono al computer o continuano a svolgere il proprio lavoro.

Questi comportamenti fastidiosi, che la maggior parte di noi riconosce semplicemente come parte della vita d’ufficio, hanno conseguenze non solo sulla produttività, ma anche sul morale del gruppo di lavoro. Con un numero sempre maggiore di persone che lavorano da casa o da remoto è fondamentale avere una buona collaborazione tra colleghi, anche se a volte risulta difficile.

(clicca sull’immagine per ingrandire l’infografica riassuntiva)

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Come si può migliorare il lavoro di squadra nel vostro ufficio? Quale ruolo può svolgere la tecnologia?

Prima di parlare di tecnologia, argomento che svilupperemo ampiamente nei prossimi articoli, è necessario parlare di “umanità”, di persone, del rapporto che intercorre tra i colleghi. Perché un gruppo di lavoro possa lavorare efficacemente, è necessario che sia composto da entrambi questi profili: persone che contribuiscono con le loro idee a sviluppare il progetto e persone che possono portarlo avanti perfezionandone i concetti e i processi.

Per migliorare il rapporto di collaborazione tra colleghi, in primo luogo devi imparare a comprenderli, a prescindere dalle dimensioni dell’impresa. Ti renderai conto dei diversi tipi di personalità e dei diversi modi di interagire e collaborare. Diversi sono i fattori che compongono la personalità di un individuo, quello più rilevante ai fini della collaborazione è l’introversione/estroversione. L’introverso, che nelle riunioni appare sempre tranquillo, può sentirsi sopraffatto da una situazione di gruppo e preferire una comunicazione privata o tramite email, l’estroverso ha maggiori probabilità di prendere la parola durante una riunione ed è disposto a condividere le idee nate di getto durante il brainstorming, tuttavia preferisce parlare in generale piuttosto che soffermarsi sui dettagli

L’approcio alla comunicazione non può essere unico, deve tenere conto di entrambe queste tipologie di carattere, semplicemente perché altrimenti non avremmo mai i risultati sperati.

Altro aspetto importante e imprescindibile per quanto riguarda la creazione di un buon team di lavoro è la fiducia. Per sentirsi a proprio agio nel condividere le idee con qualcuno, bisogna fidarsi. La costruzione del rapporto di fiducia è un primo passo fondamentale se si vuole costruire una squadra che lavori bene insieme. La fiducia si costruisce attraverso l’interazione sociale e sebbene la tecnologia abbia cambiato il nostro modo di interagire, permettendoci di lavorare insieme anche a distanza, c’è ancora bisogno dell’interazione sociale per consentire a un team virtuale di affermarsi.

All’inizio, meglio optare per un incontro di persona o una video conferenza e non lesinare sulle presentazioni.

Hai letto questo articolo e ti sei convinto che hai bisogno di una tecnologia in ufficio che supporti la collaborazione tra colleghi?

Ci piacerebbe parlarne: chiamaci allo 045 803 0409 e chiedi di Chiara Bighignoli, Responsabile Commerciale Eurotecnica e Consulente in Soluzioni per Ufficio, che saprà ascoltarti e trovare con te la soluzione migliore. Migliorare la collaborazione tra colleghi è possibile, e tu cosa aspetti?

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