Ottenere una migliore collaborazione tra colleghi – Parte 4

Ottenere una migliore collaborazione tra colleghi – Parte 4

Il Dott. Nigel Oseland, stratega del lavoro, autore e psicologo ambientale, ci regala, tramite la ricerca Sharp di aprile 2016 (leggi tutto: Tecnologia e collaborazione tra colleghi: come siamo messi? )preziosi consigli consigli per creare le condizioni migliori per la collaborazione in ufficio.

Parte 4: Di persona VS A distanza (Telefono)

Comunicare quotidianamente

Non affidarti alle email in ogni occasione. Sono utilissime per comunicare a gruppi numerosi di persone, ma non utilizzarle per lasciare traccia delle attività da svolgere o per gestire il progetto; non sono state progettate per questo. Usa il telefono, manda un messaggio o invita i colleghi a prendere un caffè. Con le piattaforme online per la collaborazione in ufficio quali Yammer e Chatter le mail non vengono più utilizzate per le discussioni, si utilizza invece un canale di messaggistica che risulta più
veloce e meno formale.
Organizza uno spazio per piccolo riunioni, dove le persone possono andare senza dover prenotare. Non è necessario
investire denaro per creare questi spazi, puoi utilizzare semplicemente quanto hai a disposizione. In un open-space le
persone possono riunirsi in un’area particolare, ad esempio nella reception o in cucina, basta attrezzare queste zone
allo scopo.

IL TEAM VENDITE DI SHARP BENELUX UTILIZZA WHATSAPP PER CONDIVIDERE I SUCCESSI; È UN MODO PIÙ VELOCE PER RAGGIUNGERE I COLLEGHI DELLE VENDITE QUANDO SONO FUORI UFFICIO E PER MANTENERE IL GRUPPO INFORMATO.

Riunioni virtuali – Telefono

Se i partecipanti alla riunione si conoscono e hanno già sperimentato come si lavora insieme, l’uso della conference call
può essere efficace, ma sempre con il presupposto che ci sia una persona a guidare la riunione e che ognuno sia in grado
di dare il proprio contributo.
Coinvolgi il minor numero di partecipanti possibile. Pensa bene a chi deve essere coinvolto e se è in grado di portare avanti il progetto. Il motivo per cui un terzo degli impiegati partecipa a riunioni dove i propri progetti sono portati avanti dai colleghi, dimostra che quei colleghi non avrebbero dovuto essere invitati a partecipare.
Se vuoi condividere un documento o una presentazione, devi fare in modo che i colleghi che partecipano telefonicamente
possano accedere ai file. Ci sono innumerevoli casi di persone che devono partecipare a riunioni senza poter visualizzare
i documenti di cui si discute. Sharp ha rilevato che il 18% dei ritardi nelle riunioni da remoto avviene in quanto non tutti hanno accesso ai documenti necessari.
Perchè una conference call sia efficace è necessario avere un archivio online dove si possono condividere tutte le informazioni
importanti, tra cui l’ordine del giorno, i documenti, il report della riunione e tutte le attività da svolgere a seguito delle decisioni prese. Tutti devono essere in grado di potervi accedere, a prescindere dal tipo di device che viene utilizzato.

Hai letto questo articolo e capire come una tecnologia intelligente può aiutarti a migliorare la collaborazione nella tua azienda?

Ci piacerebbe parlarne: chiamaci allo 045 803 0409 e chiedi di Chiara Bighignoli, Responsabile Commerciale Eurotecnica e Consulente in Soluzioni per Ufficio, che saprà ascoltarti e trovare con te la soluzione migliore. Il tempo è denaro, e tu cosa aspetti?

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