Privacy e sicurezza dei dati in ufficio: i diversi livelli di sicurezza per la distruzione dei documenti con distruggi documenti

Privacy e sicurezza dei dati in ufficio: i diversi livelli di sicurezza per la distruzione dei documenti con distruggi documenti

La sicurezza dei dati in azienda è un tema insidioso e delicato che va affrontato con la dovuta consapevolezza e con gli strumenti giusti. Ad esempio: cosa bisogna fare dei dati personali una volta cessato il trattamento degli stessi?

La legge 31 dicembre 1996 Nr. 675 Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali art. 16 sulla cessazione del trattamento dati invita alla distruzione degli stessi.

Cosa cambia da azienda ad azienda? La Normativa di Sicurezza DIN 66399 definisce 3 classi di protezione:

  • Classe 1. Bisogno di protezione normale per dati interni. Queste informazioni sono destinatie e accessibili a grandi gruppi, rivelazioni non autorizzate avrebbero effetti negativi limitati sull’impresa, deve essere garantita la protezione dei dati personali.
  • Classe 2. Bisogno di protezione maggiore per dati riservati, limitati ad un piccolo gruppo di persone. L’inoltro ingiustificato a terzi avrebbe effetti considerevoli sull’impresa e potrebbe contravvenire a obblighi contrattuali o a leggi. La protezione di dati personali deve rispondere a requisiti elevati.
  • Classe 3. Bisogno di protezione molto elevato per dati particolarmente riservati e segreti, con autorizzazione di accesso limitata per un piccolo, e soprattutto conosciuto, gruppo di persone. Un inoltro non autorizzato avrebbe seri effetti negativi per l’impresa, tali da minacciare la sua esistenza e contravverrebbe inoltre a segreti professionali, a contratti e a leggi . Deve essere garantita senza limiti la protezione dei dati personali.

Anche i materiali di supporto dei documenti sono classificati e definiti dalla normativa. In primo luogo la norma definisce diverse classificazioni di materiale che tengono anche conto della dimensione della rappresentazione delle informazioni sui supporti dati:

P – Informazioni di dimensioni originali: documenti cartacei, pellicole radiografice, forme da stampa

O– Supporti dati ottici: cd/DVD

T – Supporti dati magnetici: dischetti, carte d’identificazione con bande magnetiche

E – Supporti dati elettronici: chiavette USB, smart card, unità a stato solido, memorie flash di smartphone e tablet PC, schede di memoria di fotocamere digitali

F – Informazioni in forma ridotta: pellicole, lucidi

H – Dischi rigidi con supporto dati magnetici: hard disk

La nuova DIN 66399 definisce attualmente 7 classi di sicurezza. Più alto è il livello di sicurezza, più piccoli sono i frammenti del materiale distrutto (vedi immagine):

  • Classe di sicurezza 1. Consigliato per supporti dati con dati generali che devono essere resi illeggibili. Dimensione particelle del materiale inferiore ai 2000 mm2 oppure larghezza strisce inferiore i 12mm, lunghezza strisce non limitata
  • Classe di sicurezza 2. Consigliato per supporti dati con dati interni che devono essere resi illeggibili. Dimensione particelle del materiale inferiore ai 800 mm2 oppure larghezza strisce inferiore i 6mm, lunghezza strisce non limitata
  • Classe di sicurezza 3. Consigliato per supporti dati con dati interni che devono essere resi illeggibili. Dimensione particelle del materiale inferiore ai 320 mm2 oppure larghezza strisce inferiore i 2mm, lunghezza strisce non limitata
  • Classe di sicurezza 4. Consigliato per supporti dati con sensibili e riservati. Dimensione particelle del materiale = 160 mm2 per particelle regolari: larghezza strisce 6 mm, lunghezza strisce non limitata (ad es: particelle 4×40 mm).
  • Classe di sicurezza 5. Consigliato per supporti dati da mantenere segreti. Dimensione particelle del materiale = 30 mm2 per particelle regolari: larghezza strisce 2 mm, lunghezza strisce non limitata (ad es: particelle 2×15 mm).
  • Classe di sicurezza 6. Consigliato per supporti dati con dati da mantenere segreti, quando si devono rispettare misure di sicurezza straordinariamente elevate. Dimensione particelle del materiale = 10 mm2 per particelle regolari: larghezza strisce 1  mm, lunghezza strisce non limitata (ad es: particelle 0,8×12 mm).
  • Classe di sicurezza 7. Consigliato per supporti dati con dati da mantenere segreti, quando si devono rispettare misure di sicurezza straordinariamente elevate. Dimensione particelle del materiale = 5 mm2 per particelle regolari: larghezza strisce 1  mm, lunghezza strisce non limitata (ad es: particelle 0,8×5 mm).

Ecco rappresentati i diversi livelli di sicurezza a seconda del materiale:

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Come scegliere il livello di sicurezza giusto e di conseguenza la distruggi documenti più idonea?

scansione-c311_20161018_103008Come si vede dallo schema  le classi di sicurezza 4  e  5 sono già molto elevate e sono adatte a tutte le classi di protezione. Scegliere una distruggi documenti con questo tipo di livello per materiali diversi equivale ad avere uno strumento d’ufficio molto utile e perfetto per la quasi totalità dei casi, indipendentemente dal tipo di attività svolta.

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