Come scegliere una multifunzione per il proprio ufficio: domande preventive

Come scegliere una multifunzione per il proprio ufficio: domande preventive

Stai scegliendo di acquistare o noleggiare una multifunzione per il tuo ufficio? Ecco le domande da porsi per scegliere la multifunzione con le caratteristiche che più fanno al caso tuo.

La multifunzione negli uffici di oggi

In ogni ufficio, in ogni studio professionale, in ogni luogo di lavoro capita, tra le altre cose, di dover acquistare o prendere a noleggio una stampante. Capire qual è il prodotto più adatto alle proprie esigenze non sempre è così scontato, anche perché spesso sarà utilizzata da più persone e dipartimenti, in maniera differente click this link here now.

Perché una multifunzione e non apparecchi diversi per ciascuna funzione

L’utilizzo di apparecchiature multifunzione è entrata in uso in maniera massiccia da una decina d’anni dopo aver superato tutte le ritrosie legate all’unione di più funzioni in un’unico macchinario che sembravano dover generare, in caso di guasti, un black out di tutto un ufficio. L’utilizzo di queste apparecchiature è invece diventato oggi “normale” risolvendo anche il problema sempre più attuale di mancanza di spazio in uffici spesso piccoli dove più apparecchi comprometterebbero la funzionalità stessa dello spazio di lavoro.

L’affidabilità di questi prodotti ha inoltre permesso di poter considerare la multifunzione come argomento di risparmio, nonché di ottimizzazione dei costi e delle funzioni (scanner veloci, fronte retro per scansione, stampa, copia e fax, velocità di elaborazione dei dati, interazione con tutti i dispositivi fissi e mobili presenti in azienda).

Le domande per scegliere una multifunzione

Come scegliere quindi una stampante multifunzione? Il primo passo è quello di fare una breve analisi dei vostri bisogni e delle effettive esigenze del vostro ufficio. Chi fa cosa? Quali funzioni sono indispensabili e funzionali al flusso di documenti del vostro ufficio? C’è la sola necessità di fotocopiare e stampare o anche scansionare, archiviare documenti e inviare fax? Per facilitarvi in questa analisi vi consigliamo di compilare una check-list come questa:

Quante stampe/copie fate in una unità di tempo (mese, anno)?

Nella nostra esperienza, ci è capitato spesso di sentirci rispondere a questa domanda con “tantissime”, “parecchie”, “poche” etc… Si tratta di una risposta generica e soggettiva. Molto più utile è avere un dato preciso. Come? Guardate quanta carta comprate, vi darà sicuramente un dato molto più aderente alla realtà.

Che funzioni utilizzate maggiormente?

In una giornata tipo le attività legate a una stampante sono molte, soprattutto quando più persone o dipartimenti ne utilizzano una in comune. Quale di queste funzioni utilizzate? Stampa, copia, scanner, fax , fronte/retro, formato A4, formato A3, b/n, colore, tipo di carta e spessore etc…? Anche queste informazioni vi saranno utili per capire verso quale multifunzione orientarvi.

Che tipo di documenti dovete produrre?

Una importante discriminante per la scelta di una multifunzione è la tipologia di documenti che andrete a produrre. Se ad esempio intendete utilizzare la multifunzione per stampare copiare e scansione documenti ad uso interno, potreste non aver bisogno di una multifunzione a colori con stampa in alta stampa qualità. Al contrario se avete la necessità di produrre in proprio documenti ad uso esterno come brochure, pieghevoli, biglietti da visita fai da te e altro materiale informativo destinato alla consultazione da parte dei vostri clienti, la qualità di stampa è una caratteristica assolutamente imprescindibile perché anche su quella verrà valutata la vostra professionalità.

Ora che avete le idee più chiare su come viene utilizzato nel vostro ufficio un apparecchio multifunzione, potete iniziare a prendere in considerazione le caratteristiche tecniche che meglio incontrano le vostre esigenze. A breve pubblicheremo un post sulle principali caratteristiche da valutare, restate con noi!

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Siamo un gruppo di professionisti specializzati nella vendita, assistenza e noleggio di stampanti multifunzione. Negli ultimi anni , unendo la nostra esperienza a quella di personale con competenze informatiche, abbiamo implementato la gamma di prodotti distribuiti entrando così a pieno titolo nel mercato dei sistemi integrati e delle soluzioni digitali.

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